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Wappen der Gemeinde Glottertal
Gemeinde
Glottertal

Erklärung zur Zugangseröffnung nach §3a Verwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg (LVwVfG)

1. Allgemeine Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Die Gemeinde Glottertal bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Wir weisen darauf hin, dass keine E-Mail-Verschlüsselung stattfindet. Da beim Versand einer E-Mail an die Gemeinde Glottertal eine unbefugte Kenntnisnahme oder Verfälschung auf dem Übertragungsweg nicht ausgeschlossen werden kann, bitten wir Sie deshalb, in den Fällen, in denen sensible Daten übertragen werden sollen, die papiergebundene Kommunikation oder die Kontaktaufnahme über die virtuelle Poststelle (VPS) zu wählen. Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) bietet Ihnen die Gemeinde Glottertal die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.

Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht die Gemeindeverwaltung Glottertal davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen.

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.

Die Gemeinde Glottertal nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.

E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in den Dateiformaten
  • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Microsoft Office Dokumente ( *.docx, *.xlsx, *.pptx)
  • Portable Data File bis Version 2.0 (*.pdf)
  • Bilddaten (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.gif, *.tif)
  • ZIP Komprimierte Anhänge (*.zip) (sofern nur o.g. Dateien enthalten sind)
E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat Portable Data File bis Version 2.0 (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der E-Mail entfernt. Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails nur bis zu einer maximalen Größe von 10 MB (inklusive Anhänge) empfangen werden. Ist Ihre Datei größer oder hat sie ein anderes Dateiformat, als oben beschrieben, bitten wir um Zustellung per Post mittels Datenträger (USB oder CD- ROM) bzw. bei sehr vertraulichen Dokumenten um persönliche Abgabe bei der zuständigen Stelle.

Die Gemeinde Glottertal bietet Formulare und elektronische Dienste im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.

2. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für Baden-Württemberg (LVwVfG - BW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Gemeindeverwaltung Glottertal eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung und nicht für Dritte wie zum Beispiel verlinkte Einrichtungen oder andere Behörden gelten.

Formfreie Kommunikation

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
Des Weiteren können Sie unsere Mitarbeiter über das Kontaktformular im Internet, über Ämter und Mitarbeiter im Internet oder über die E-Mailadressen auf Briefköpfen der Gemeinde Glottertal kontaktieren.
Eine solche Kommunikation ist jedoch nicht vor dem Einblick Dritter geschützt.

Formgebundene Kommunikation

Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen.

Die virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeinde Glottertal ist eine Kommunikationsplattform zur sicheren und rechtsverbindlichen Kommunikation nach §3a Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Elektronik-Anpassungsgesetz).

Das zentrale Element der VPS ist ein Webportal, das für alle Bürger offensteht. Möchten Sie eine Anfrage, einen Antrag, eine Beschwerde oder einen Widerspruch an die Gemeinde Glottertal elektronisch einreichen, können Sie dies über die VPS tun.

Bei der Verwendung der Virtuellen Poststelle können Sie verschlüsselt und von anderen nicht einsehbar mit der Behörde kommunizieren. Verschlüsselte Mails nimmt die Gemeinde Glottertal derzeit gemäß § 3a Abs. 1 Satz 2 LVwVfG nur über die Virtuelle Poststelle entgegen.

Bitte beachten Sie, dass für alle Anträge, für die die gesetzliche Schriftform vorgesehen ist, eine rechtswirksame Erklärung nur unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur abgegeben werden kann. Solche Anfragen nimmt die Gemeinde Glottertal gemäß § 3a Abs. 1 Satz 2 derzeit nur über die Virtuelle Poststelle entgegen, für die sie hiermit einen Zugang für digital signierte und verschlüsselte Dokumente eröffnet.
Ausnahmen von der Beschränkung des § 3a Abs. 1 Satz 2 LVwVfG erfolgen nur in den durch Landesgesetz nach § 71a LVwVfG angeordneten Fällen.

Die Glottertal kann derzeit nur elektronisch eingereichte Dokumente bearbeiten, die in den folgenden Formaten an die Behörde gerichtet werden:
  • Portable Data File bis Version 2.0 (*.pdf)

Elektronische Dokumente in anderen Formaten werden zwar entgegengenommen, können gemäß § 3a Abs. 3 LVwVfG erst dann bearbeitet werden, wenn der Absender das Dokument in einem der genannten Formate oder in Schriftform nachreicht.

Aus Sicherheitsgründen werden Anhänge in folgenden Formaten vor der Speicherung im VPS-Postfach gefiltert: .exe, .com, .bat, .cmd, .pif., .reg, .ink, .js, .vbs, .vbe, .scr, .msi, .dll, .ocx. Der Nutzer wird in diesen Fällen benachrichtigt, dass ein Mailanhang ausgefiltert wurde.

a) Benutzung der Virtuellen Poststelle

Sofern Sie noch kein Postfach in der VPS besitzen, wählen Sie bitte den entsprechenden Link zur Erstellung einer Nachricht ohne Anmeldung. Lassen Sie sich durch die Eingabemasken führen und senden Sie Ihre Nachricht gesichert an die Gemeinde Glottertal. Ihre private E-Mail-Adresse oder alternativ Ihre postalische Adresse wird verwendet um Ihnen Eingangsbestätigungen und Antworten der Gemeinde Glottertal zu senden. Die Antwort kann in diesem Fall nur in Papierform rechtssicher erfolgen.

Wünschen Sie einen regulären, bzw. generell gesicherten elektronischen Schriftwechsel mit der Gemeinde Glottertal, melden Sie sich bitte an der VPS an und erstellen eine Benutzerkennung. Ihre private E-Mail-Adresse wird in diesem Fall nur verwendet, um Ihnen Benachrichtigungen über den Eingang neuer Nachrichten der Gemeinde Glottertal zu senden. Die Nachricht selbst wird Ihnen gesichert in Ihr Postfach der VPS übermittelt.

Sofern Sie bereits angemeldet sind, verwenden Sie folgenden Link zum Erstellen einer neuen Nachricht. Dieser Aufruf führt Sie direkt zu Ihrem Postfach in der VPS. Sie müssen sich bereits früher einmal an der VPS angemeldet haben. Sie können alle bestehenden Nachrichten von Ihnen und an Sie aufrufen. Für den Versand einer neuen Nachricht wählen Sie bitte im Postfach links "Neue Nachricht".


b) Sichere Kommunikation und Nutzung von Online-Diensten über das Serviceportal Baden-Württemberg (Service-BW).
Auch können Sie sich auf Service-BW kostenfrei ein sicher verschlüsseltes Servicekonto mit Postfach und Dokumentensafe einrichten. Damit können sie sich in digitalen Verwaltungsleistungen auf service-bw elektronisch identifizieren und mit Behörden sicher kommunizieren.
Die für elektronische Verfahren benötigten Dokumente können im Dokumentensafe verschlüsselt abgelegt und verwaltet werden.

3. Ansprechpartner für die elektronische Kommunikation

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung haben, wenden Sie sich an: